При разработке БД можно выделить следующие этапы:
• первый этап (постановка проблемы) - формируется задачи по созданию БД, в котором описывается состав БД, назначения и цели его создания, а также перечисляются виды деятельности, которые предполагается выполнять в этой БД;
• второй этап (анализ объектов) - определяется состав объектов БД, их свойства (параметры, которыми будут описаны выбранные объекты, а также тип каждого из параметров);
• третий этап (синтез модели) - выбор определенной модели базы данных и создания схемы выбранной модели с указанием связей между таблицами и узлами;
• четвертый этап (способы представления информации, программный инструментарий) - выбор программы СУБД и формы представления информации;
• пятый этап (синтез компьютерной модели объекта и технология его создания) делится на стадии:
Стадия 1. Запуск СУБД, создание нового файла БД или открытие созданной ранее базы.
Стадия 2. Создание таблицы или нескольких таблиц.
Для создания таблиц можно использовать режим Конструктор или Мастер. Созданную таблицу нужно сохранить, предоставив ей уникального в рамках созданной базы имени.
Мастер - программный модуль для выполнения определенных операций.
Конструктор - режим, в котором осуществляется создание таблицы или формы.
Стадия 3. Создание экранных форм.
Форма - созданный пользователем графический интерфейс с использованием элементов управления для наглядного ввода данных в базу.
Элементы управления СУБД - это графические элементы (кнопка, рисунок, поле), которые размещаются в форме или отчете для отображения данных.
Для создания формы можно использовать панель инструментов или программу-мастер. Надо обязательно указать таблицу, на базе которой будет создан форму. Имя формы может совпадать с именем таблицы, на базе которой она создана. На основе одной таблицы можно создавать несколько форм, которые могут отличаться видом или количеством использованных полей.
Созданную форму можно редактировать, изменять местоположение, размер и формат полей, изменять размер, цвет шрифта, способ уравнения текста в окне поля.
Стадия 4. Заполнение БД.
Данные в таблице удобно заносить в режиме Таблицы (числовые и текстовые поля) или создать Форму (поля типа МЕМО и OLE);
• шестой этап (работа с созданной БД) делится на стадии:
Стадия 1. Поиск необходимой информации.
Для этого можно использовать:
• линейкой прокрутки;
• списком порядковых номеров записей;
• диалоговое окно поиска.
Стадия 2. Сортировка данных.
Для сортировки необходимо указать поле, по которому будет производиться сортировка, и вид сортировки (по возрастанию, по убыванию).
Стадия 3. Отбор данных с применением фильтра.
Фильтрация - это отбор данных определенного условия.
Для отбора данных условием нужно выбрать Изменить фильтр, и в появившемся окне, указать в выбранных полях условия отбора и нажать кнопку Применить.
Для обработки данных связанных таблиц используют запросы.
Запрос позволяет фильтровать данные нескольких таблиц, которые отвечают определенным условиям, для дальнейшей с ними работы.
СУБД Access предусматривает следующие виды запросов.
Запрос-выбор (простой запрос) - это таблица, содержащая отдельные данные из одной или нескольких таблиц или уже имеющихся запросов, отобранные по заданным условиям. Позволяет фильтровать информацию БД без изменения его данных.
Запрос-изменение может перемещать данные и изменять их. Изменения происходят сразу в нескольких записях. Есть такие запросы на изменение: запросы на изъятие; обновления и добавление записей.
Запрос с параметром позволяет получить ответ на только поставленный вопрос.
Перекрестный запрос создается на основе нескольких полей: значение одного поля в запросе являются строками, значения другого - столбиками. Ячейки, состоящие, - это результат работы запроса, т.е. ячейки новой таблицы содержат результат вычисления.
Запросу можно воспользоваться для создания новой таблицы или формы. Перед созданием запроса необходимо выяснить: по каким полями фильтруватимуться данные, значение необходимо найти в БД, в какие поля необходимо записать найденные записи.
Стадия 4. Печать.
В СУБД Access печать можно выполнить в нескольких формах:
• простая печать (на принтер выводится содержимое базы данных из режима таблицы или формы);
• детальный отчет (можно указать дополнительные элементы в оформлении документа, которые предоставляют БД виду, удобному для пользователя);
• специальный отчет (можно подготовить документ в виде писем и факсов).
Отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода данных на печать. Отчет создают при необходимости во время обработки данных одной или нескольких таблиц, запросов, для подведения итоговых расчетов и вывода их на печать.
Результатом создания отчета может быть любой на вид текстовый документ, например: табличная форма с результатами вычислений и графическим оформлением, диаграмма как графический способ представления результатов вычислений и т.д..
Отчет может содержать:
• с заголовка (информация в начале первой страницы);
• верхнего колонтитула (информация).
Создание отчета как нового объекта происходит по стандартной схеме: в окне БД ОтчетыСоздатьКонструктор или Мастер.