В настоящее время применяется как традиционное делопроизводство (на бумажных носителях информации), так и электронный документооборот. Системы электронного документооборота предназначены для автоматизации процессов делопроизводства.
Основным понятием системы электронного документооборота является электронный документ. Электронный документ - совокупность данных в памяти компьютера, которая включает текст, рисунки, таблицы, чертежи и т.д.. и предназначена для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств. Статус электронного документа закреплен Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» № 851-IV от 22.05.2003 г., ДСТУ 3008-95 - Отчеты в сфере науки и техники и Требованиями ВАК Украины (Постановление Кабинета Министров Украины от 7 марта 2007 г . № 423).
Электронный документ - это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.
К обязательным реквизитам электронных документов относится электронная подпись. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) применяется для подписи электронных документов как физическими, так и юридическими лицами с целью придания документу юридической силы.
Технология создания и редактирования текстового документа в MS Word.
Текстовый редактор - это программа, которая позволяет создать документ с текстовыми данными.
Текстовый процессор - это программа для ввода, редактирования и обработки текстовых документов с различной информацией (например, с таблицами, графикой и т.д.). В текстовых редакторов и процессоров можно отнести: встроенные текстовые редакторы; редакторы инструментальных компьютерных программ; универсальные текстовые процессоры; редакторы научных документов, программы для верстки макетов журналов и книг (издательские системы). В настоящее время наиболее популярным является текстовый процессор MS Word, но уже появилась новая версия Microsoft Office 2007. В Word можно создавать документы следующих типов:
• Новый документ;
• WEB-страницу;
• XML - документ;
• Сообщение E-mail;
• Сообщения - Факс;
• Конверты и наклейки;
• Шаблоны.