Microsoft Access - это настольная система управления реляционными базами данных, предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или в локальной вычислительной сети под управлением семьи
операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003). СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров. Мастера позволяют пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов. К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:
1. Проектирование базовых объектов - двумерные таблицы с полями разных типов данных.
2. Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля данных, индексирование таблиц и аппарата алгебры логики.
4. Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).
Интерфейс MS Access
Интерфейс MS Access - это комплекс программ, реализующий диалог в процессе работы пользователя с применением Access. После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл». При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога "Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access ») и щелкнуть на кнопке« Создать », будет сохранен файл. mdb.
Для изменения используемого по умолчанию формата файлов при создании новой базы данных необходимо выбрать команду Сервис / Параметры, активизировать вкладку «Другие» и в списке «Формат файла по умолчанию» выбрать необходимое из списка Access.
Главное окно применения Microsoft Access состоит из следующих областей: заголовок; строка меню; панель инструментов; окно базы данных строку состояния:
1. В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access».
2. Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.
3. Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.
4. Окно базы данных включает: заголовок;
• панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;
• панель "Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули
• область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.п.).
5. Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы. Рассмотрим подробнее окно БД. В строке заголовка окна базы данных
отображается й имя.
Команды панели инструментов окна БД:
• Открыть - открытие выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;
• Конструктор - открытие выделенного объекта в режиме конструктора
• Создать - создание объекта базы данных;
• Удалить - Удаление выделенного объекта;
• Крупные значки;
• Мелкие значки;
• Список;
• Таблица - представление объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.
• Таблица - двумерные таблицы, для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сути определенного типа (например, студентов).
• Запрос - средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию.
• Форма - средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.
• Отчет - средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.
• Страницы - страницы доступа к данным является специальной Web-странице, предназначенной для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.
• Макрос - набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.
• Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.
Область со списком возможных режимов создания объектов.
В этой области кроме списка режимов создания объектов отображаются созданные объекты (например, таблицы, формы и т.д.), которые можно просматривать или редактировать. Для этого необходимо выделить нужный объект, например, таблицу и нажать кнопку "Открыть" или "Конструктор". Нажатие кнопки "Открыть'' активизирует режим таблицы, в котором можно просматривать и редактировать данные в выбранной таблице. Нажатие кнопки" Конструктор "открывает таблицу в режиме конструктора, предназначенном для просмотра и изменения структуры таблицы.
Создание базы данных (таблиц и связей между ними).
При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:
• Создание таблицы в режиме конструктора
• Создание таблицы с помощью мастера;
• Создание таблицы путем ввода данных.
Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.
Напомним, что таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью Access, необходимо четко представлять ее структуру.
Размер и тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать размеры полей не очень большими, поскольку при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.
Чтобы задать первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить нужное поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).
Для выбора необходимого режима создания таблиц дважды щелкните на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть значок «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем выбрать необходимый режим создания таблицы. При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание таблиц», в котором с помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы. • Логический - данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да / Нет» (1 бит);
• Поле объекта OLE - для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта);
• Гиперссылка - адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков);
• Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком.
При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.
В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.п.).
При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Введите в третью колонку описание поля.
Рассмотрим базу данных "Деканат", модель "сущность-связь" которой изложен ниже. В модели "сущность-связь" предоставлена вся необходимая информация о каждом таблицу и о связях между ними.
Создание структуры таблиц
Создание БД с помощью СУБД Access начинается с создания структуры таблиц и установки связей между таблицами.
Итак, при выборе режима Конструктор будет отображено окно Конструктора таблиц, в котором необходимо определить структуру новой таблицы, - Таблица 1 (см. рисунок Таблица 1 таблица). Первую таблицу создадим сути Студенты.
В первую строку колонки Имя поля вводим код студентов (Код студента) и нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Тип данных, где с раскрывающемся списке выбираем тип данных-Счетчик. Затем нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных, которые будут вводиться в это поле таблицы. Ключевое поле или щелкаем на пиктограмме Ключевое поле на панели инструментов, слева от имени поля появится изображение ключа. Если поле сделано ключевым, то есть полем первичного ключа, то свойства Индексированное поле присваивается значение Да (совпадения не допускаются).
Далее во второй строка Имя поля вводим код группы (Код группы) и выбираем тип данных - числовой. Назначаем это поле полем внешнего ключа, для этого необходимо выделить поле Код группы и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).
Затем в третью строку имя поля вводим Фамилия, и выбираем тип данных Текстовый. При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое.
Далее создается остальные поля согласно данным, представленных в модели "сущность-связь".
После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее. Выберите Файл-Сохранить или Сохранить как ... В окне Сохранение введите имя созданной таблицы: Студенты, затем Оk. Ниже показано окно Конструктора для таблицы Студенты, входит в состав БД Деканат.