Если рассматривать рабочее место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то, как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.
Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на полу, двойные двери, шумоизоляционные обивку и др.. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.
Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место менеджера. Вторая зона-зона проведения совещаний, планерок, презентаций. Третья зона - зона отдыха, где стоит журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла. Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха менеджера.
Работа с документами и корреспонденцией
Задача менеджера - составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления. Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь, в обязанности которого входит:
1. Регистрация корреспонденции, которая поступает.
2. Сортировка в зависимости от назначения.
3. Отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции.
4. Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемой является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.
Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.
Хранить документы в кабинете менеджера нет никакой необходимости и поэтому в обязанности секретаря относится ведение архива. Сохранившиеся документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них - это сэкономит время на их поиск.
Ведение телефонных разговоров
Телефон - важное средство эффективности управленческого работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени.
Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.
Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает менеджеру правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого менеджеру удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которыми он связан.
В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на менеджера, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время менеджера.
Проведение совещаний, конференций
Ежедневно, утром менеджер проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.
Совещания, в противоположность планерки, более долгосрочные и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того, насколько эффективно она проводится, зависит качество принимаемых решений. Спланированы и организованы определенным образом совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений.
Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так, пик работоспособности наблюдается через 15 -20 мин. после начала. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.
Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждении вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражаются исполнители, их действия и другая информация.
Составление графика работы
Менеджер располагает определенный фонд рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня менеджера, как уже отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.
Прежде всего необходимо отметить, что производительность менеджера в течении рабочего дня различна. Так, пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствии с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.
Менеджер должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Остается резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время.
Подготовка и проведение выступлений
Менеджер должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Для того, чтобы выступление прошло эффективно, к нему надо основательно подготовиться.
Выступление должно быть ни слишком коротким, ни слишком длинным. Основная функция выступления - привлечь внимание слушателей к предмету изложения и наладить контакт с аудиторией.
Прием по личным вопросам
Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14-00 и 16-00. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.
Посещение рабочих мест
Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест служащие могут выразить менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем.
При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материал по тому или ином подразделении, отдела чтобы быть в курсе дел, происходящих в них.
При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.
Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.
Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в нерабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии, послушать выступления работников.