Организование управленческих процессов начинают с определения полномочий, обязанностей и ответственности управленческих работников, что является одним из существенных условий осуществления полноценного менеджмента.
Полномочия - это определенное определенным образом, ограниченное право на использование ресурсов организации и направление усилий подчиненных сотрудников на выполнение определенных задач.
Полномочиями работника менеджмента право на самостоятельные действия, обеспечение информацией и орудиями труда.
Ответственность - это возложена на должностное лицо обязанность выполнять поставленные задачи, обеспечивать их положительное решение и отвечать за их выполнение.
Масштабы полномочий и ответственности определяются сложностью, важностью и разнообразием решаемых проблем, глубиной разделения труда, ритмичностью производственных процессов, размером ресурсов, которыми данный уровень управления может распоряжаться самостоятельно, без согласования с вышестоящим уровнем.
Основным процессом, благодаря которому руководство устанавливает формальные отношения работников в организации делегирование - это передача выполнения производственных задач подчиненным нижестоящими руководителям.
Делегирование реализуется только в случае получения полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может рассеивать ответственность, передавая ее подчиненному.
Лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано выполнять ее лично, но она остается ответственным за выполненную работу. То есть, ответственность не может делегироваться. В конце концов отвечает менеджер, который делегирует полномочия.
Собственно, качественная реализация полномочий обеспечивается двойным характером ответственности: должностное лицо, принимающее полномочия, одновременно принимает на себя в полном объеме и ответственность, однако, в то же время, за руководителем, который делегирует полномочия, полностью сохраняется ответственность. Наибольшая ответственность, в любом случае, сохраняется по должности ТОР - менеджера. Большой объем ответственности-это одна из причин высоких должностных окладов у менеджеров.
Руководство должно делегировать работнику полномочия, достаточные для выполнения всех задач, за которые он взял на себя ответственность - это правило называется ". Принцип соответствия". Не следует путать полномочия с властью. Полномочия не являются тождественными с ней, поскольку они - это право, которое делегируется, а власть - это возможность влиять, реальная способность действовать и менять ситуацию. Можно иметь власть, не имея полномочий. Полномочия определяют, что лицо, занимающее какую-либо должность, имеет право делать, а власть - что она действительно может делать.
Власть - реальная способность действовать или возможность влиять на ситуацию; власть определяет, что лицо действительно может делать.
Полномочия - делегированы, ограничены, присущие данной должности право использовать ресурсы организации. Полномочия определяют, что имеет право делать лицо, занимающее определенную должность.
Согласно ГСВО МОНУ, полномочия бывают линейными, функциональными, контрольно-отчетных, координационными,
рекомендательными, согласительные.
По характеру делегирования различают линейные и функциональные (штабные) полномочия.
Делегирования этих полномочий требует эффективной мотивации, влияния, руководства, коммуникаций, контроля и т.п.. Поэтому в подчинении руководителя находится аппарат управления (административный аппарат - штаб).
В плановиков были изъяты полномочия командования людьми. Они лишь помогали старшему офицеру, их назвали штабом.
Остановимся на содержании некоторых видов полномочий, а именно: линейных и функциональных.
ЛИНЕЙНЫЕ ПОЛНОМОЧИЯ передаются непосредственно от высшего должностного лица к подчиненному и далее к другим подчиненным, упрощают и персонализируют взаимоотношения подчиненных и руководителей. Они предусматривают узаконенную власть и четкое соблюдение принципа единоначалия (единоначалие - древнейший принцип организации, согласно которому работник должен получать полномочия только от одного начальника и отвечать только перед ним): руководитель в пределах линейных полномочий может решать проблемы без согласования с высшими руководителями, руководствуясь при этом приказами, распоряжениями, исходя из установок, законов, обычаев и т.п., а получатель полномочий принимает на себя личную ответственность за задачи и отвечает перед тем, кто делегирует, за их удовлетворительное выполнение.
Традиционно к линейной деятельности относятся производственная, сбытовая и финансовая функции предприятия.
Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления предприятием. Процесс создания иерархии уровней управления предприятием в американском менеджменте называется скалярным процессом (лестничный, ступенчатый). Результирующая, восходящая иерархия называется скалярной цепью или цепью команд. Цепь команд, созданный делегированием полномочий, является характерной чертой всех формальных организаций, кроме самых мелких. Например, иерархия званий в военных, степеней и званий у ученых и т. д. Не обращаясь к схематического изображения, отметим, что если обозначить разные уровни большими буквами алфавита, у которых внизу буквы отметить цифрой порядковый номер определенных лиц, находящихся на данном уровне , то, например, два пути передачи полномочий от уровня А (верхний уровень - одно лицо) до уровня Д (нижний уровень - десять человек) можно записать так: А - Б2 - В3 - Г3 - Д2 или А - Б3 - В4 - Г6 - Д9.
Эффективность линейных полномочий зависит от:
- Единоначалия;
- Ограничение нормы управляемости (масштаб управляемости, установление нормы управления) есть применение регламентной количества работников, непосредственно подчиненные данному руководителю.
Масштаб управляемости может быть различным. Так, узкий масштаб управляемости руководителя высшего уровня характеризуется минимальным количеством подчиненных у него и большим количеством иерархических уровней. Однако, руководитель высшего звена вместо создания цепи команд может принять решение об отчетности перед самим каждого сотрудника. Это помогает осуществить возможно больший контроль. Однако на практике неумение удержать норму управляемости на достаточно малом уровне делает невозможной координацию. То есть, слишком большая норма управляемости вызывает слишком большие проблемы. Однако следует помнить и о том, что слишком мала норма управляемости и долгое скалярное цепь тоже ухудшают процесс управления.
Идеальная норма управляемости, по данным "административной" школы управления, насчитывает 7-10 подчиненных.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ (штабные) полномочия - это полномочия, которые делегируются менеджером высшего уровня управления, который управляет определенной функцией менеджмента, менеджеру низшего уровня управления, который руководит аналогичной функцией. Например, начальник планового отдела предприятия делегирует функциональные полномочия в области планирования начальнику планового бюро цеха, хотя последний находится ее линейном подчинении начальника цеха.
Различают следующие виды функциональных полномочий:
- Узаконены - функциональный руководитель действует в пределах законодательных норм, уставных документов, приказов и т.п., выполняя их без согласований;
- Рекомендательные, направленные на разработку конкретных рекомендаций, в ценности которых функциональный менеджер убеждает линейное руководство;
- Обязательные согласования, когда функциональный руководитель обязательно должен согласовывать свои решения с линейными руководителями различного уровня и наоборот;
- Параллельные, при которых решение функционального руководителя действуют независимо и одновременно с решениями линейных руководителей. Он НИВИТ имеет право отклонять решения линейного руководства;
- Линейные внутри аппарата управления.