С давних времен человечество поняло, что можно получать дополнительные преимущества, распределяя свои обязанности. Одни люди были охотниками, другие - собирателями, а третьи изготовляли инструменты и оружие.
Человечество понимало, что их шансы выжить повышались, когда они поручали каждому члену группы специфические обязанности в той области, которую он знал лучше.
Компании также должны осуществлять эффективное распределение труда для того, чтобы выжить в конкурентной среде. Они должны распределять работу организации на специфические задачи. Преимущества специализации были отражены в известном исследовании Адама Смита, в котором он описал эффективность, достигнутую рабочими мануфактуры по производству булавок. Один рабочий тянул проволоку, второй выравнивал его третий обрезал и т. д. [5, 29].
Пример 1. Шпильки, которые удивили весь мир. Этот пример демонстрирует преимущества специализации производства при изготовлении булавок, которые способствовали началу промышленной революции - очень важного истории. Без разделения труда рабочий мог изготовить одну булавку в день и никак не мог изготовить 20 штук. Но затем, с использованием специализации, изготавливали булавки так, что этот технологический процесс превратился не только на самостоятельное производство, но и разделился на ряд стадий, каждая из которых стала отдельным производством. Один человек вытаскивала провод, вторая выравнивала его третья разрезала на куски, четвертая затачивали конце, пятая обрабатывала один конец, чтобы получить головку, еще двое делали петлю. Самостоятельными операциями были даже одевания головки, отбеливание булавки, насаждения на головку. Итак, все изготовления шпилек четко разделилось приблизительно на 18 отдельных операций, которые на некоторых фабриках действительно выполнял отдельный рабочий, хотя на некоторых он часто исполнял по две или три операции.
Десять человек, работая вместе, могли бы изготовить 48 тыс. булавок в день. Такой результат был достигнут благодаря правильному распределению труда.
Пример 2. С распределением работы для изготовления и подачи пищи клиентам между 12 работниками, как это делается в «МакДональдс», обслуживается в сотни раз больше людей в день, чем в традиционных маленьких ресторанчиках с одним поваром и несколькими официантами [27].
Логика аргументации в пользу специализации является простой. Когда общая задача организации разделена между ее участниками таким образом, что каждый человек выполняет свою личную работу, тогда люди становятся экспертами в своей деятельности, что в свою очередь приводит к повышению эффективности и производительности организации.
Кроме приведенных преимуществ специализации в таблице 2.1 в ней есть и недостатки: она отводит общую цель организации от работника и является причиной известной организационной болезни - функционализма, она приводит к повышению координации деятельности; чрезмерная специализация приводит к снижению уровня морали и удовлетворения своей работой, что может приводить к уменьшению производительности работы всего предприятия.
Разделение труда в организации происходит по двум направлениям [6, 34]:
Ø разделение труда по стадиям, начиная с поступления в организацию ресурсов и заканчивая выходом из нее продукции или услуг (снабжение, планирование, производство, сбыт). Такое распределение работ называется горизонтальной специализацией;
Ø разделение труда по уровням иерархии в организации как в целом, так и в ее отдельных частях. Такой путь специализации называется вертикальным.
Один из способов, которым менеджеры пытаются определить соответствие специализации, состоит из оценки деятельности в двух измерениях, глубины деятельности и размаху деятельности.
Глубина деятельности - это уровень контроля, рабочий осуществляет над своей деятельностью. Глубина связана со свободой планировать и организовывать свою работу, работать на своем собственном месте, передвигаться вокруг своего рабочего места и взаимодействовать с другими. Там, где строгие правила, работа в основном осуществляется согласно установленной практике и за рабочими пристально наблюдают, глубина деятельности невелика.
Размах деятельности определяется продолжительностью времени цикла деятельности и числом включенных в него операций. Работа, имеет меньше повторений и больше операций, имеет более высокий размах. Работа швеи, которая включает в себя снятие мерок, моделирование, раскрой ткани, пошив и примерка одежды, шире по размаху, чем работа оператора с шитья на машинке, сшивающий швы на костюмах. Время на сшивки швов на костюме намного меньше, чем время, необходимое для создания готового костюма.
Различные части деятельности могут варьироваться по своей глубине и размаху деятельности. Например, глубина деятельности более значимо, когда швея создает модель, а не когда она занимается раскроем ткани. Насколько деятельность специализированная, зависит от глубины и размаха. Чем меньше глубина и меньший размах, тем более работа специализирована.
Менеджеры, желающие применять принцип специализации в своей деятельности, должны предусматривать такое разделение аппарата управления, при котором выделяются и выделяются функциональные отделы, обеспечивается четкое разграничение круга работ, обязанностей каждого подразделения и рабочего при этом необходимо исследовать размах и глубину деятельности, с которым они имеют дело, и использовать результаты такого исследования как базис для определения уровня специализации, который подходит. Если деятельность глубокая и масштабная, тогда целесообразно проводить реорганизацию работы с целью использования большей специализации.
Как выше отмечалось, что помимо большого количества преимуществ специализации у нее есть и ряд недостатков. Если на предприятии используется чрезмерная специализация, это может привести к деградации работников, могут появляться прогулы, текучесть кадров, низкая производительность и даже саботаж. Могут также возникнуть потери времени при перемещении процесса работы от одного рабочего к другому. Поэтому при проектировании организации необходимо учитывать обе стороны специализации.
Во избежание излишней специализации используют метод расширения видов работ и обогащения деятельности.
Расширение видов деятельности заключается в том, чтобы увеличить количество видов работ, которые выполняет работник. Этим достигается увеличение размаха деятельности. Одной из разновидностей увеличения видов работ является смена деятельности, когда рабочий передвигается по кругу от одного вида работ к другому. В обоих случаях чувство выбора увеличивается и рабочий получает некоторое облегчение от одиночества.
Обогащение деятельности представляет собой попытку увеличить глубину деятельности путем предоставления большей самостоятельности. Часто усилия по обогащению деятельности включают в себя процесс организации рабочих команд, которым поручена некая производственная задача [32].