Электронная таблица (ЭТ) Excel предназначена для бухгалтерского учета, статистических исследований, технических и научных расчетов и т.п., так как содержит удобный аппарат для обработки данных (вычисления с помощью функций и формул, исследования влияния различных факторов на данные, выборка данных по критерию, построение графиков и диаграмм и т.д.).
Microsoft Excel может работать с четырьмя основными типами документов: рабочим листом (электронной таблице), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей. После загрузки табличного процессора на экране будет представлена открытая чистая книга.
Рабочий лист предназначен для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, делать с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического представления данных и модули для создания макросов, используемых при выполнении специальных задач.
Рабочая книга - основной документ Excel. Она представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывается с 16 рабочими листами: Лист 1, Лист 2, ... Лист 20, однако их число можно увеличить или уменьшить. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т. п.
Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между величинами.
Макротаблиця (макрос) - это последовательность команд, которую приходится постоянно выполнять пользователю в повседневной работе. Макросы позволяют автоматизировать операции, часто встречаются.
После загрузки программы Excel на экране появляется окно, состоящее из стандартных элементов: строки заголовка, строки меню, панелей инструментов (пиктографического меню), строки ввода, рабочего листа (окна документа), полос прокрутки, строки состояния. По умолчанию программа использует параметры, являющиеся активными после установки Excel. Все эти параметры пользователь может изменить с помощью диалогового окна Параметры меню Сервис.
Классификация объектов документа табличного процессора:
1) таблица: 2) диаграмма:
• ячейка; • заголовок;
• строка; • участок построения;
• столбик; • ось;
• диапазон; • ряд;
• легенда.
Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделенным на отдельные ячейки. Строки пронумерованы цифрами от 1 до 16 384, столбцы названы буквами и их комбинациями от АА, АВ и т.д. до IV. На пересечении столбца и строки размещается ячейка.
Ячейка ЭТ - основной элемент ЭТ для хранения данных. Адрес ячейки состоит из столбца и строки, на пересечении которых она содержится. Для ввода или редактирования данных в каком-либо элементе таблицы необходимо сделать эту ячейку активной. Ячейка может быть пустой или содержать одно из следующих данных: число, включая дату и время, текст; формулу.
Исходные данные в таблицах Excel подаем в виде чисел и текста, а для выполнения операций над содержанием тех или иных ячеек используем формулы. Excel позволяет использовать в формулах не только числа, но и другие типы данных.
Использование формул. Формула представляет собой операнды, соединенные знаками математических и (или) логических операций. Операндом могут быть данные, ссылки (адрес объекта, которая используется в формулах), функции.
Введение любой формулы начинается со знака «равно» (=). Если его пропустить, то формула будет воспринята как текст.
Однотипными (подобными) есть формулы, которые имеют одинаковую структуру (строение) и отличаются только конкретными ссылками.
Для упрощения ввода однотипных формул в диапазон ячеек формулу вводят только в одну (начальную) ячейку, после чего ее копируют в другие ячейки.
При копировании однотипных формул используются относительные, абсолютные и смешанные ссылки.
Относительная ссылка - ссылка, которая автоматически изменяется при копировании формулы. Записывается в обычном виде, например A5, F6. Во всех ячейках, куда оно копируется, изменяются и буква столбца и номер строки.
Абсолютная ссылка - ссылка, которое не изменяется при копировании. Записывается так: перед буквой столбца и номером строки добавляется знак $, например $ A $ 5, $ K $ 12. При копировании формулы во всех ячейках появятся такие же ссылки.
Смешанное ссылки - ссылки, которое частично изменяется при копировании. Записывая смешанное ссылки перед неизменным столбцом или перед неизменным строкой относится $, например $ C12, $ H2, A $ 5, N $ 56.
В ячейки таблицы можно вводить встроенные функции, объединены в группы (категории): математические, статистические, логические, текстовые, финансовые и.
Функции в электронной таблице реализованы с помощью стандартных программ, которые можно вызвать по имени.
Использование всех функций в формулах происходит по одинаковым правилам:
• каждая функция имеет свое неповторимое имя;
• при обращении к функции после ее имени в круглых скобках указывается список аргументов, разделенных точкой с запятой;
• введение функции в ячейку надо начинать со знака «=», а затем указать ее имя.
Логическими називаютьсяфункции, которые могут принимать одно из двух возможных логических значений: «истина» или «ложь».
В табличном процессоре с помощью логических функций можно решать логические задачи. К логическим относятся функции: ЕСЛИ, ИЛИ, И, НЕ.
В логической функции обязательно используется условие.
Условие представляет собой величины и (или) выражения одного типа, связанных одним из знаков отношения: =, <>,>, <,> =, <=.
Условие может быть простой и составной. Простые условия могут быть составлены из данных, ссылок, выражений.
Если условие составлена из постоянных величин, то ее значение не меняется.
Если в условие входят переменные величины, то ее значением в зависимости от переменных, может быть как «истина», так и «недостаток».
Для проверки условия в табличном процессоре используется функция ЕСЛИ, которая имеет вид:
ЕСЛИ (Условие; Выражение 1; Выражение 2).
Действует эта функция так: сначала проверяется логическая условие, если оно истинно, то выполняется Выражение 1, если неверна, то Выражение 2.
Составленной называют условие, состоящая из простых, связанных с помощью логических операций И (I) (логическое умножение), ИЛИ (ИЛИ) (логическое сложение), НЕ (НЕТ) (отрицание).
Формат записи функций И, ИЛИ, НЕ таков:
И (Условие 1; Условие 2; ...) - возвращает «ИСТИНА», если все аргументы имеют значение «ИСТИНА»;
ИЛИ (Условие 1; Условие 2; ...) - возвращает «ИСТИНА», если хотя бы один из аргументов имеет значение «ИСТИНА»;
НЕ (Условие) - возвращает «ИСТИНА», если аргумент неверен, и «ложь», если аргумент истинный, т.е. меняет на противоположное логическое значение своего аргумента.