Разнообразие целей и задач менеджмента настолько велика, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация, независимо от ее размеров, специализации, вида, формы собственности.
Процесс определения (постановки) целей охватывает три фазы:
- Нахождение цели: чего я хочу?
- Ситуационный анализ: что я могу?
- Формулировка целей: к чему я конкретно приступаю?
Процесс постановки целей в зависимости от особенностей организации может происходить как централизованно, так и децентрализованно. В первом случае обеспечивается единая ориентация всех целей в рамках организации, но для низших уровней управления они окажутся навязанными, а потому могут вызвать сопротивление исполнителей. В противном случае эти проблемы снимаются, но усложняется процесс координации целей, направления их в единое русло. Децентрализованное установление целей может осуществляться двояко: сверху вниз - как конкретизация на низших уровнях управления целей, сформулированных высшим; снизу вверх - как обобщение верхними уровнями всей палитры целей, произведенных на низших уровнях. Однако в любом случае все эти процессы направляются и контролируются высшим руководством организации.
Постоянные изменения во внешней и внутренней среде организации приводят к тому, что цели приходится корректировать или пересматривать. Например, сначала разрабатывается долгосрочная цель, а на ее основе - краткосрочная. При достижении последней новая долгосрочная цель разрабатывается с учетом изменений, которые произошли, а на ее основе - очередная краткосрочная, в результате чего в организации разрабатывается конкретная система целей, а также механизм ее постоянного обновления. В рамках этой системы цели, как правило, находятся в заведомо заранее определенной взаимозависимости.
Во-первых, цели могут следовать друг из друга, образуя своеобразное дерево, от ствола которого, соответствует миссии организации, отходит несколько крупных ветвей, каждая из которых символизирует общеорганизационных цель, остальные разветвляется на мелкие ветви, каждая из которых соответствует специфической цели, а и, в свою очередь, тоже может быть конкретизирована. Сущность этого метода заключается в структуризации целей путем выявления связей между ними и средствами достижения их согласно принципам дедуктивной логики и применение некоторых эвристических процедур. "Дерево целей" позволяет увидеть полную картину взаимосвязей будущих событий, вплоть до получения перечня конкретных задач, и получить информацию об относительной важности их. Оно является система целей нескольких иерархических уровней. Достижение главной цели основывается на реализации ряда более низкого уровня, выступают средством по первому и т, д.
С установлением подцелей, для реализации которых не требуется дополнительных согласований "цели - средства", достигается максимальная конкретизация основных параметров цели.
Вместе с тем следует обратить внимание и на ограниченность этого метода, в частности на определенную статичность иерархии целей. На довольно значительном временном интервале состав целей, субординация, конкретные характеристики меняются. Практически это приводит к необходимости построения динамического ряда "деревьев целей", что резко увеличивает и без того сложную процедуру.
Во-вторых, цели могут иерархически подчиняться друг другу, то есть цели высшего уровня оказываются более важными и широкими по охвату и времени существования, чем цели низшего уровня. В то же время на последовательность реализации их это обстоятельство не влияет. В этом случае изображать их структуру в виде дерева нельзя.
Цели можно ранжировать по таким критериям, как вклад в реализацию миссии организации; по возможности достижения их в срок в условиях ограниченности ресурсов; по величине выгоды, которую может быть получено в процессе реализации, за числом проблем, которые нужно параллельно решать, или , наоборот, - неблагоприятных последствий, которые возникают.
Однако, какие бы хорошие цели не поставил менеджер перед организацией, они будут эффективными только при условии правильного их использования.